Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Die Nativ Trading B.V. ist für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich.

• Unternehmen: Nativ Trading B.V.
• Adresse: Van Heenvlietlaan 140, 1083 CL Amsterdam, Niederlande
• Handelsregisternummer (KvK): 42180202
• USt-IdNr.: NL870066109B01
• E-Mail: sales@nativ.trading

2. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

• Kontaktformular der Website: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Nachricht.
• Käufer und Interessenten: Kontaktdaten, Unternehmensdaten und der Inhalt von Anfragen, die Sie uns per E-Mail, WhatsApp, Telefon oder über einen Agenten senden, sowie Angebote, Bestellungen und Rechnungen.
• Distributoren und Lieferanten (Distributorenportal): Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, USt-IdNr., Zugangsdaten (Ihr Passwort wird verschlüsselt gespeichert) und hochgeladene Preislisten.
• Handelsvertreter (Agentenportal): Name, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten (Passwort verschlüsselt gespeichert), Sprachpräferenz, die von Ihnen vermittelten Käufer und Lieferanten, Geschäfte, Provisionen sowie die für die Auszahlung erforderlichen Rechnungs- und Zahlungsdaten.
• Geschäftskontakte: Angaben von Visitenkarten oder Kontaktlisten von Personen, die wir oder unsere Handelsvertreter treffen, etwa Name, Unternehmen, Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website und Geschäftsadresse, sowie ein Foto der Visitenkarte.

Wir verarbeiten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

3. Warum wir Ihre Daten verarbeiten

• Um Anfragen zu beantworten und Angebote zu erstellen (vorvertragliche Maßnahmen).
• Um Bestellungen, Einkäufe und Agentenverträge zu erfüllen, einschließlich Lieferung, Rechnungsstellung und Provisionsauszahlung (Vertragserfüllung).
• Um Agenten und unser Team per E-Mail über den Status von Anfragen, Angeboten und Provisionen zu informieren (Vertragserfüllung).
• Um USt-IdNr. zu prüfen und Betrug sowie Sanktionsverstöße zu verhindern (rechtliche Verpflichtung und berechtigtes Interesse).
• Um unser Netzwerk aus Lieferanten, Händlern und Herstellern zu pflegen, aktuelle Preislisten anzufragen und wegen Ein- und Verkauf Kontakt aufzunehmen (berechtigtes Interesse).
• Um unsere Buchhaltung und Steuerunterlagen zu führen (rechtliche Verpflichtung).

4. Automatisches Lesen eingehender E-Mails und Visitenkarten

E-Mails an sales@nativ.trading und procurement@nativ.trading werden einschließlich ihrer Anhänge automatisch gelesen. Ein KI-Dienst (Claude von Anthropic) entnimmt die relevanten Angaben: bei sales@ die Angaben einer Kaufanfrage, etwa Produkt, Menge, Land und Kontaktdaten; bei procurement@ die Produkte und Preise aus der Preisliste oder dem Angebot eines Lieferanten.

Fotos von Visitenkarten, die wir oder unsere Handelsvertreter aufnehmen, werden vom selben Dienst gelesen, um die Kontaktdaten auszufüllen. Diese Angaben prüfen wir immer, bevor sie gespeichert werden.

Kaufanfragen und Kontaktdaten prüft immer ein Mitarbeiter. Preise aus Preislisten, die sicher einem Produkt zugeordnet werden können, werden automatisch in unsere Preisübersicht übernommen; alle anderen Preise werden zuerst geprüft. Es werden keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Personen automatisch getroffen.

5. Wer Ihre Daten erhält

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist, und zwar an:

• unseren Hosting-Anbieter in den Niederlanden (Website, Portale und Datenbank);
• Google (Google Workspace, unsere E-Mail);
• FormSubmit (Weiterleitung des Kontaktformulars der Website);
• Anthropic (automatisches Lesen eingehender E-Mails und Visitenkarten, siehe Abschnitt 4);
• Lieferanten, Spediteure und Logistikpartner, soweit für die Lieferung einer Bestellung erforderlich;
• unseren Steuerberater und, soweit gesetzlich vorgeschrieben, Behörden.

Einige dieser Anbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In diesem Fall sorgen wir für geeignete Garantien gemäß DSGVO, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

6. Wie lange wir Ihre Daten speichern

• Anfragen, die nicht zu einem Geschäft führen: bis zu 2 Jahre nach dem letzten Kontakt.
• Bestell-, Rechnungs- und Provisionsunterlagen: 7 Jahre, wie nach niederländischem Steuerrecht vorgeschrieben.
• Portalkonten: solange das Konto aktiv ist und bis zu 2 Jahre nach der Schließung, sofern die oben genannten Unterlagen nicht länger aufbewahrt werden müssen.
• Geschäftskontakte: solange die Geschäftsbeziehung relevant ist; auf Anfrage werden sie gelöscht. Fotos von Visitenkarten, die nicht gespeichert werden, werden innerhalb eines Tages automatisch gelöscht.

7. Cookies

Unsere Website verwendet keine Analyse- oder Tracking-Cookies. Das Agenten- und das Distributorenportal verwenden ein funktionales Sitzungscookie, das nötig ist, damit Sie angemeldet bleiben. Die Website lädt Schriften von Google Fonts, wodurch Ihr Browser Ihre IP-Adresse an Google übermitteln kann. Siehe die Datenschutzerklärung von Google.

8. Sicherheit

Wir schützen personenbezogene Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, darunter verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), verschlüsselte Speicherung von Passwörtern, eingeschränkten Zugriff auf unsere Systeme und Schutz vor wiederholten fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch und auf Datenübertragbarkeit. Schreiben Sie dazu an sales@nativ.trading. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde, der Autoriteit Persoonsgegevens, einzulegen.

10. Änderungen und Kontakt

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen; die aktuelle Fassung finden Sie immer auf dieser Seite. Fragen? Schreiben Sie an sales@nativ.trading.